Anzeige: enfold sorgt für Überblick im Unterlagen-Dschungel

Anzeige Es ist Ende Mai, für die meisten Selbstständigen, aber auch für viele Angestellte heißt das: Höchste Zeit für die Steuererklärung! Gerne macht die kaum jemand, aber wenn man alles ordentlich abgeheftet hat, findet man doch alles Wichtige schnell wieder… Oder…? Moment mal, war die Beitragsbescheinigung für die Krankenversicherung der Kinder jetzt im Ordner „Kinder“ oder im Ordner „Versicherungen“? Und habe ich alles ausgedruckt, was per Mail oder in einer digitalen Postbox ankam? Wir haben jetzt angefangen, mit dem neuen Tool enfold mehr System in unsere Unterlagen zu bringen. Warum und wie, das erfahrt ihr hier.

Wie verwalte ich wichtige Dokumente sinnvoll?

Seit ich professionell blogge, ist leider auch Buchhaltung etwas, womit ich mich notgedrungen beschäftigen muss. Die Rechnungen für den Server und meinen Handyvertrag, meine Rechnungen an Kooperationspartner, Vereinbarungen und Versicherungspolicen, all das fällt jetzt zusätzlich zu den privaten Unterlagen wie Kontoauszügen und Versicherungskram an. Hinzu kommt, dass mehr und mehr Unterlagen heutzutage per E-Mail ankommen oder aus einem Login-Bereich aufgerufen und abgespeichert werden müssen.

Wenn man all die Unterlagen ausdruckt, häuft sich eine Menge Papier an. Wusstet ihr, dass in Deutschland jeder durchschnittlich sieben Aktenordner zu Hause hat? (Bei uns sind es ehrlich gesagt deutlich mehr.) Und wie ich eingangs schon schrieb, in Ordnern ist es längst nicht einfach, alles sofort zu finden.

Eine gute Alternative ist deshalb die digitale Aufbewahrung von wichtigen Unterlagen. Mit dem neuen Online-Dienst enfold gibt es dazu jetzt eine wirklich durchdachte Lösung, die viele typische Probleme löst. enfold ist nämlich ein sogenannter digital locker und kann sich direkt mit diversen Online-Portalen von Banken, Versicherungen, Telekommunikationsanbietern, Shops usw. verbinden und dort Dokumente wie Bestellbestätigungen, Rechnungen oder Kontoauszüge direkt abrufen. Im Gegensatz zu simplen Cloud-Speichern fällt das mühselige Abrufen und Abspeichern weg. Die Dokumente können dann automatisch in einen oder mehrere Ordner abgelegt werden, so dass man sie schnell wiederfindet.

Obwohl enfold schon eine stattliche Anzahl von Diensten unterstützt, von denen der direkte Dokumentenabruf funktioniert, kommt es natürlich auch vor, dass man zusätzliche Dateien mit einsortieren möchte. Das ist ebenfalls sehr klug gelöst, denn enfold erlaubt die Integration des E-Mail-Postfachs, so dass man auch Dateianhänge einfach abspeichern und einsortieren kann. Mit der Smartphone-App kann man zudem ganz einfach Papier-Dokumente abfotografieren und ebenfalls im System ablegen. Und natürlich kann man auch am Computer Dateien von der Festplatte hochladen.

Alle wichtigen Dokumente auf dem Handy unterwegs immer dabei

Ich finde die Idee wahnsinnig verlockend, z.B. endlich einmal einen Überblick über alle Versicherungen zu haben oder Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum auf einen Blick auflisten zu können. Gerade wenn man in einem Meeting oder einem Gespräch mal kurz eine Info braucht, ist es doch super, wenn man auch ohne seinen Aktenordner mal kurz eine Information nachschauen kann – denn auf dem Handy hat man ja alles immer dabei.

Aber eine wichtige Frage stellt sich natürlich: Wenn ich einem Online-Dienst wichtige Daten anvertraue und für den automatischen Dokumenten-Abruf auch noch Zugangsdaten anderer Dienste hinterlege, wie sicher sind meine Daten? Obwohl enfold ursprünglich aus Amerika stammt, wird der Dienst in Deutschland von einer in München ansässigen Tochterfirma betrieben. Die Server stehen in deutschen Rechenzentren, so dass das deutsche Datenschutzrecht gilt. Zudem verwendet enfold nach eigenen Angaben Verschlüsselung sowohl beim Zugriff auf den Dienst als auch bei der Ablage der Dateien auf den Serversystemen.

Meine Erfahrungen mit enfold

Nachdem ich enfold nun getestet habe, kann ich mir den dauerhaften Einsatz sehr gut vorstellen. Seinen vollen Reiz entfaltet der Dienst besonders, wenn man ihn möglichst umfassend nutzt. Denn nur dann ist enfold der zentrale Ablageort, an dem man alles Wichtige auch wirklich findet. Der automatische Abgleich mit vordefinierten Diensten hilft dabei ungemein. Wie viele Dienste schon mit an Bord sind, finde ich beeindruckend. Außerdem bietet enfold den großen Vorteil, dass wichtige Unterlagen nicht mehr verloren gehen, verbrennen oder vergilben können.

Wenn ihr enfold ausprobieren möchtet, könnt ihr euch über den folgenden Link einen verlängerten kostenlosen enfold Testzeitraum (6 Monate) und im Anschluss daran sehr gute Sonderkonditionen (0,99€ pro Monat) sichern. Gebt dafür einfach den enfold Rabattcode lavendel99 auf der enfold Webseite ein. Ich kann euch nur empfehlen, den enfold Gutschein-Code zu nutzen. Es lohnt sich:

Wie gefällt euch das Angebot von enfold? Könntet ihr euch vorstellen, es zu nutzen? Wie verwaltet ihr eure Unterlagen?